RODO

Szanujemy prywatność i ochronę danych osobowych, w związku z czym udostępniamy niniejszą Politykę prywatności, aby każda osoba, z którą wchodzimy w relację, wiedziała:

– kto jest administratorem danych osobowych,

– w jakim zakresie i w jakim celu dane osobowe są przez nas przetwarzane,

– komu są udostępniane i jak są chronione.

Pragniemy by każda osoba mogła świadomie oraz swobodnie decydować o  tym, czy chce przekazać nam swoje dane lub czy i w jakim zakresie skorzysta z naszych serwisów. Dokładamy wszelkich starań by chronić zbierane przez nas dane osobowe zgodnie z przepisami krajowymi oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L Nr 119/1) – zwane „RODO”.

1. Zakres polityki prywatności. Kogo dotyczy?

Polityka prywatności zawiera informacje dotyczące przetwarzania przez CoachWise S.A. danych osobowych obecnych, byłych oraz potencjalnych Klientów, osób reprezentujących naszych Klientów biznesowych i wszystkich odwiedzających i korzystających z usług naszej firmy.

Uszczegółowieniem niniejszej polityki mogą być informacje przekazywane w momencie zbierania danych osobowych przy okazji poszczególnych usług, subskrypcji (newsletter), formularzy kontaktowych (prośba o kontakt, zapytanie ofertowe, rezerwacja sali, zgłoszenie uczestnika kursu, szkolenia,  konkursu, akcji promocyjnej, wydarzenia).

2. Administrator. Punkt kontaktowy.

Przetwarzamy  dane osobowe jako ich administrator. Siedziba spółki znajduje się w Warszawie przy ul. Czeczota 31. By nadzorować sprawy związane z ochroną danych, wyznaczyliśmy specjalny punkt kontaktowy obsługiwany przez naszego pracownika (dalej: Osoba wyznaczona ds. ODO). Możesz skontaktować się z Osobą wyznaczoną ds. ODO pod adresem kontakt@coachwise.org.

3. Jakie dane osobowe zbieramy?

Zgodnie z RODO, dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Kiedy klient wchodzi z nami w relację, w zależności od jej charakteru możemy zbierać i przetwarzać wszystkie lub część następujących kategorii danych osobowych:

• imię i nazwisko, stanowisko;
• informacje kontaktowe, nazwę i adres firmy,
• numery telefonów i adresy email;
• udział w naszych wydarzeniach takich jak szkolenia i kursy, sympozja, kongresy, seminaria itp.;
• bieżąca komunikacja;
• zainteresowanie naszymi produktami lub usługami.

Podanie danych osobowych nie jest warunkiem przewidzianym w ustawie. Odmowa ich podania może uniemożliwić korzystanie z naszych usług. W sytuacji, gdy klient chce być poinformowany o naszej ofercie, nowościach i rabatach, podanie danych jest całkowicie dobrowolne.

Przetwarzamy  dane w minimalnym zakresie, który jest niezbędny do realizacji jednego lub większej liczby celów. Nie wykraczamy poza zakres danych, który jest określony w danym formularzu (wizytówka, newsletter, formularz kontaktowy, formularz zgłoszeniowy, itp.).

4. W jakim celu zbieramy i przetwarzamy  dane osobowe? 

Dane osobowe przetwarzamy jedynie na podstawach wskazanych w RODO. Mogą być one przetwarzane w następujących celach i w zależności od charakteru naszej relacji lub usług, z których korzysta klient:

• realizacja i zarządzanie kontaktami z firmą;
• zarządzanie relacjami;
• bieżąca komunikacja;
• przesyłanie newsletterów o naszych produktach i usługach (informacji handlowych), pod warunkiem wyrażenia zgody;
• wykonanie umowy lub działania podjęte przed zawarciem umowy, przykładowo korzystania lub zamierzanie skorzystania z naszych usług szkoleniowych, kursów, e-learningu, szkoły negocjacji itp.
• zapewnienie zgodności ze wszystkimi obowiązkami prawnymi, np. by spełnić wymogi ustawy o rachunkowości lub ustaw podatkowych;
• analizy statystyczne.

Używamy zautomatyzowanych narzędzi, by prowadzić badania statystyczne dotyczące ogólnych trendów obejmujących nasze usługi i produkty oraz zainteresowania naszymi usługi i produktami. By móc prowadzić nasze badania, możemy łączyć i analizować różne rodzaje ww. danych. W takiej sytuacji wykorzystujemy wyłącznie dane zagregowane i nie wykorzystujemy nazwisk, adresów e-mail ani innych informacji pozwalających na bezpośrednią identyfikację.

5. Usługi newsletter – klienci indywidualni

Jeżeli poprosiliśmy o zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla celów realizacji usługi newsletter (co oznacza przesyłanie informacji handlowych o naszych produktach i usługach drogą elektroniczną) – klient może wycofać zgodę w każdym czasie za pomocą specjalnego odnośnika zawartego w każdej wiadomości lub poprzez kontakt telefoniczny. Dane przekazane nam dla realizacji usługi newsletter zbieramy w oparciu o przepisy ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 1219 z późn. zm.).

6. Usługi newsletter – klienci biznesowi

Gdy klientem jest firma lub instytucja, kontrahent lub inny partner biznesowy, możemy kierować do organizacji na podany przez Klienta adres korespondencji lub poczty elektronicznej informację o naszych produktach i usługach na podstawie naszych uzasadnionych interesów.  Dane reprezentanta firmy poprzez usługę newsletter traktujemy jako prywatne dane.

Szanując wspólne relacje, zapewniamy możliwość rezygnacji z otrzymywania tych informacji w ten sam sposób, jak w przypadku klientów indywidualnych, czyli poprzez specjalny odnośnik zawarty w każdej wiadomości lub przez skontaktowanie się z nami drogą telefoniczną. Korzystając z tego prawa, firma lub instytucja zostanie wypisana z usługi newsletter a  dane zostaną usunięte. Nasza oferta produktów i usług może jednak trafić do organizacji w związku z realizacją naszych prawnie usprawiedliwionych interesów i może być związana z inną formą naszej współpracy.

7. Formularze kontaktowe

Nawiązanie z nami współpracy, skorzystanie z naszych usług lub produktów lub zadanie nam pytania, może nastąpić poprzez przekazanie nam swoich danych osobowych poprzez dostępne na naszych stronach formularze kontaktowe. Nie żądamy wówczas zgody na przetwarzanie danych, gdyż przetwarzamy je w oparciu o nasze usprawiedliwione interesy, którymi są udzielenie odpowiedzi na zadanie pytanie, marketing naszych produktów i usług (przykładowo, jeżeli chcesz otrzymać od nas ofertę) albo działania zmierzające do zawarcia umowy (w sytuacji, gdy np. klient ma zamiar zapisać się na nasz kurs, szkolenie, e-learning, szkołę negocjacji, itp.).

8. W oparciu jakie podstawy prawne przetwarzamy  dane?

Przetwarzamy  dane osobowe w oparciu o następujące podstawy prawne, aby spełniać obowiązki prawne, które są na nas nałożone przez RODO i przepisy krajowe:

– w oparciu o zgodę – jeśli przetwarzamy  dane osobowe w oparciu o zgodę, klient ma prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie poprzez zastosowanie się do szczegółowych instrukcji co do przetwarzania lub instrumentów pozwalających na jej wycofanie (np. poprzez link w wiadomości) lub poprzez kontakt telefoniczny.

– na podstawie naszych uzasadnionych interesów lub też interesów stron trzecich – przetwarzając  dane osobowe na podstawie naszych uzasadnionych interesów lub interesów stron trzecich, będziemy podejmować właściwe działania by zabezpieczyć klienta przed możliwymi szkodami. Nasze uzasadnione interesy mogą obejmować, na przykład, cele marketingowe (promocję naszych produktów i usług). By dowiedzieć się więcej na temat wskazanych interesów, prosimy zwrócić uwagę na cele, dla których przetwarzamy dane osobowe wymienione w pkt 4.

– na podstawie zawartej umowy w celu niezbędnym do jej wykonania lub na podstawie działań zmierzających do jej zawarcia – podstawa ta znajduje zastosowanie w sytuacji, gdy klient zapisuje się na kurs, szkolenie, e-learning, szkoły, itp.

9. Jak zbieramy  dane?

Większość danych, które przetwarzamy to informacje, które zostały nam przekazane dobrowolnie. W niektórych, sporadycznych przypadkach, zwłaszcza korzystania z naszych usług możemy przetwarzać dane osobowe, które jesteśmy w stanie wywnioskować na podstawie informacji, które zostały nam przekazane w toku wcześniejszej współpracy. Dane te nie będą przetwarzane dłużej niż jest to konieczne lub będą niezwłocznie usuwane.

10. Gdzie są przetwarzane  dane?

Przetwarzamy  dane osobowe lokalnie na terytorium Polski. Jednakże, wiele z naszych działań biznesowych może być również realizowane (np. w celu uzyskania większej wydajności) w przyszłości poprzez przetwarzanie lub konsolidację informacji w wyspecjalizowanych lub scentralizowanych bazach danych i systemach zlokalizowanych w wybranych lokalizacjach. W szczególności dotyczy to usług podwykonawców, z których korzystamy lub będziemy w przyszłości korzystać (hosting). W rezultacie, część danych może być przekazana innym podmiotom. Jednakże, każdy nasz partner, któremu powierzymy przetwarzanie danych osobowych będzie je przetwarzać w oparciu o umowę powierzenia przetwarzania lub inny instrument prawny.

Dochowamy staranności, aby zbieranie, otrzymywanie, używanie, udostępnianie lub inne operacje na danych osobowych odbywały się zgodnie z obowiązującym prawem, niniejszą polityką prywatności oraz naszymi wewnętrznymi politykami, procedurami i standardami. W CoachWise posiadamy rygorystyczne standardy w zakresie dostępu do danych i ich przetwarzania.

Tylko grupa upoważnionych lub autoryzowanych pracowników i współpracowników będzie posiadać dostęp do danych z racji konieczności posiadania takiego dostępu (administratorzy IT, personel sprzedażowy i marketingowy, księgowość).

Z zasady nie przekazujemy danych osobowych komukolwiek poza Firmą. Możemy jednak przekazać  dane osobowe zaufanym stronom trzecim, które realizują dla nas funkcje biznesowe lub świadczą nam inne usługi (zewnętrzni Konsultanci, kierowcy, kurierzy, poczta, itp.).

Takie strony trzecie będą zobowiązane do odpowiedniej ochrony danych osobowych, na podstawie umów, które spełniają wymagania obowiązującego prawa w tym zakresie lub na podstawie właściwych ustaw. Dane osobowe mogą być również przekazywane odpowiednim władzom publicznym, gdy wynika to z przepisów prawa (przykładowo, by uniknąć przestępstwa lub oszustwa lub by spełnić polecenie sądu lub inny obowiązek prawny polskiego lub unijnego organu lub sądu).

11. Jak zabezpieczamy dane?

CoachWise S.A. zobowiązuje się właściwie chronić  dane osobowe zgodnie z przyjętymi wewnętrznymi politykami, procedurami i standardami tak, aby dane osobowe były chronione przed nieautoryzowanym użyciem lub dostępem, bezprawnymi modyfikacjami, utratą lub zniszczeniem.  Dane osobowe nie będą przechowywane dłużej, niż jest to konieczne dla celu, dla którego zostały zebrane, włączając w to konieczność zachowania zgodności z obowiązkami prawnymi i podatkowymi (np. ustawa o rachunkowości) oraz dla rozpatrywania sporów, dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi.

12. Jak długo przetwarzamy dane?

Czas przetwarzania danych osobowych różni się w zależności od celu, w jakim dane są przez nas zbierane i wykorzystywane:

– gdy przetwarzamy  dane na podstawie udzielonej zgody, przechowujemy do momentu jej cofnięcia;

– jeżeli robimy to w celu zawarcia umowy, a później do jej wykonania – do momentu jej wygaśnięcia lub wykonania, jednak zgodnie z RODO, dane te mogą być przetwarzane po wygaśnięciu umowy, jeśli będzie to uzasadnione, przykładowo w celu dochodzenia roszczeń lub celach rozliczeniowych. Dane udostępnione dla wykonania umowy nigdy nie będą przechowywane przez okres dłuższy niż jest to konieczne;

– dane przetwarzane w dla realizacji naszego uzasadnionego interesu będą przetwarzane aż do momentu zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu.

13. Międzynarodowy transfer danych osobowych

Dane osobowe nie będą transferowane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w których prawo może nie zapewniać takiego samego poziomu ochrony danych.

14. Prawa klienta

– Prawo dostępu do danych osobowych

Na  żądanie udzielimy informacji, czy przetwarzamy  dane osobowe. Jesteśmy również zobowiązani, na oddzielne żądanie, udzielić bardziej szczegółowych informacji w zakresie: celów przetwarzania, kategorii danych osobowych, odbiorców danych lub ich kategorii, okresu przechowywania danych osobowych lub kryteriów jego ustalania, źródła pozyskania danych, o zautomatyzowanym przetwarzaniu danych  osobowych i konsekwencjach takiego przetwarzania danych. W przypadku przekazywania danych osobowych do Państwa trzeciego poinformujemy również o stosowanym zabezpieczeniach.

– Prawo do żądania kopii przetwarzanych danych osobowych

Na  żądanie sporządzimy kopię danych osobowych. Zostanie ona udostępniona w popularnym formacie pliku informatycznego. Pierwsza kopia zostanie udostępniona bezpłatnie. Jednak za każdą kolejną możemy naliczyć opłatę w odpowiedniej wysokości, którą określimy w oparciu o postanowienia RODO.

– Prawo do sprostowania oraz usunięcia danych osobowych

Jeśli okaże się, że  dane osobowe są niepoprawne usuniemy nieprawidłowości. Zrobimy to z własnej inicjatywy – bądź na żądanie. W przypadku gdy klient nie życzy sobie przetwarzania danych osobowych usuniemy je z naszych baz danych. Usunięcie niektórych danych może uniemożliwić nam świadczenie usług – dotyczy to tych usług, w związku z którymi konieczne jest przetwarzanie danych osobowych, które zostały udostępnione. Przykładowo, nie będziemy mogli świadczyć usług związanych z kontem użytkownika, jeżeli żądanie dotyczy usunięcia adresu e-maila. Mimo żądania usunięcia będziemy jednak mogli przetwarzać niektóre dane osobowe na zasadach określonych w RODO.

– Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych

W przypadkach przewidzianych przez RODO, na żądanie ograniczymy przetwarzanie danych osobowych. Najprościej rzecz ujmując, ograniczenie przetwarzania danych osobowych uniemożliwia ich wykorzystanie poza przechowywaniem. W takim przypadku jakiekolwiek inne działania na danych podlegających ograniczeniu przetwarzania, będą mogły być wykonywane jedynie za zgodą.

– Prawo do żądania przekazania przetwarzanych danych osobowych

Na zasadach przewidzianych w RODO można zażądać przekazania danych osobowych zapisanych w standardowym formacie pliku nadającym się do odczytu maszynowego. Jeśli celem jest przekazanie ich innemu administratorowi, prześlemy plik zawierający dane osobowe bezpośrednio do niego.

– Prawo do sprzeciwu

W niektórych przypadkach, nawet jeśli przetwarzamy dane osobowe zgodnie z prawem, bez zgody, klient może żądać od nas zaprzestania przetwarzania danych osobowych wnosząc sprzeciw. Będzie on uzasadniony, jeżeli klient wykaże, że nasze zgodne z prawem działania mimo wszystko naruszają interesy, prawa lub wolności.

– Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych

Raz udzielona zgoda na przetwarzanie informacji nie jest udzielana na zawsze. Jeżeli z jakichkolwiek względów klient zmieni zdanie, może w każdej chwili ją wycofać. W takiej sytuacji, jeżeli nie będziemy mieli odrębnej podstawy do przetwarzania danych osobowych, zaprzestaniemy ich wykorzystywania do celu, w jakim została wyrażona zgoda. Cofnięcie zgody może czasem spowodować brak dostarczenia interesujących treści lub informacji. Zgodę można wycofać w każdym momencie klikając w link zamieszczony w wysłanej wiadomości lub poprzez zwrócenie się do nas na adres kontakt@coachwise.org. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonywaliśmy przed jej wycofaniem.

– Prawo do skargi do organu nadzorczego

W związku z wejściem w życie RODO i dostosowaniem polskiego prawa do nowej rzeczywistości, organem nadzorującym w Polsce respektowanie praw w zakresie przetwarzania danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli uważasz, że przez nasze działania związane z przetwarzaniem danych osobowych prawa zostały naruszone możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

15. Cookies

Podobnie jak wiele innych witryn internetowych, także i nasza korzysta z plików Cookies, znanych też jako „ciasteczka”. Ciasteczka to nic innego, jak pliki znajdujące się na urządzeniach, które zawierają informacje w postaci unikalnych danych identyfikujących urządzenie oraz danych statystycznych dotyczących podejmowanych działań w ramach naszej witryny.

Po co nam Cookies? Dzięki informacjom w nim zawartym możemy sporządzać nasze statystyki, dzięki którym mamy informacje o ilości odwiedzających nas użytkowników oraz o tym jakie treści cieszyły się największą popularnością. Również dzięki nim wiemy, jakich zgód udzielił klient i jakie opcje zaznaczył na naszej witrynie.

Dane zawarte w Cookies nie pozwalają na bezpośrednią identyfikację osoby fizycznej. Pozwalają zidentyfikować jedynie urządzenie. Aby jakiekolwiek Cookies nie były zapisywane na urządzeniu, należy zmienić w ustawieniach przeglądarki internetowej. Można w ten sposób również usunąć w całości dane zapisane w postaci Cookies.

16. W jaki sposób dbamy o Politykę Prywatności?

Niniejsza polityka prywatności weszła w życie 05.05.2018 r.

Paweł Sopkowski, Prezes Zarządu

CoachWise S.A.